Política de Tratamiento de Datos

Objetivo

DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TIBA LOGISTICS SAS

Domicilio: Cra 106 N. 15ª – 25 manzana 15 Int 106 Bodega 4 Bogotá

Teléfono:  (571) 390 4470 / (571) 390 44 84

Email:  almacen@tibalog.com / piciz@tibalog.com

• PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El tratamiento de datos personales debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de datos solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, no se permite el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de datos está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley.
• PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

TIBA LOGISTICS SAS actuando en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica, suprime, elimina y en general gestiona los datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de TIBA LOGISTICS SAS., con las siguientes finalidades:

• Enviar notificaciones, información y/o actualizaciones a clientes, proveedores y trabajadores.
• Consultar y acceder la información del titular del dato que repose o se encuentre en bases de datos o archivos de Entidades Públicas o Privadas, nacionales o internacionales.
• Consultar la información del Titular que repose en Centrales de Riesgo o Bancos de Datos de Información Financiera, además en caso de incumplir con las obligaciones realizar el reporte en dicha central o base de datos.
• Atender Solicitudes, Quejas y Reclamos por parte del titular, así como realizar la evaluación del nivel de satisfacción al cliente respecto a los servicios prestados y la invitación a eventos organizados por TIBA LOGISTICS SAS, entre otros.
• Realizar la preventa, venta, servicio y pos venta de los servicios prestados por TIBA LOGISTICS SAS.
• Dar cumplimiento a todas las obligaciones contraídas con los Empleados, clientes y proveedores.
• Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

CONOCER

El titular de la información tiene derecho a solicitar al Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento de información:

• El acceso a sus datos personales de forma gratuita.
• La prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información, salvo cuando ésta no sea necesaria.
• A ser informado respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

ACTUALIZAR

• El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento de la información cuando son parciales, fraccionados o incompletos.

RECTIFICAR

• El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento de la información cuando estos son inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

REVOCAR

• El titular de la información tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE TRATAMIENTO DE DATOS

• Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales.
• Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Cumplir las instrucciones y los requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

Establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal por parte de TIBALOG SAS., NIT 900.752.441-6 en desarrollo de su alcance organizacional de:  seguimiento, monitoreo, trazabilidad documental y física de empresas del sector de productos o servicios que requieran implantación y mantenimiento de sistemas de gestión y así mismo asesoría en competitividad empresarial, control de tráfico vehicular a empresas de transporte y realización de estudios de seguridad de personal.

Cumplimos la normatividad vigente frente a la protección de datos personales con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares de información personal, en cuyas reglas y principios de: autorización previa, finalidad autorizada,  calidad del dato,  circulación restringida,  acceso restringido, confidencialidad,  tratamiento posterior,  necesidad, acceso a la información y derechos de los titulares; se han establecido nuestras políticas de  Tratamiento de Datos, para asegurar de forma manifiesta que nuestra organización, garantiza  los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por;  legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y seguridad.

En este contexto, la política es de carácter obligatorio para TIBALOG SAS., y sus partes interesadas, independientemente de la relación contractual o comercial que nos relacione, siempre que se accedan a datos personales sobre los que la organización tenga alguna responsabilidad.

Para el efecto se informa a los titulares de la información lo siguiente:

TIBALOG SAS., es empresa legalmente establecida y registrada en la cámara de comercio de Bogotá, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la Cra 106 N. 15ª – 25 manzana 15 Int 91 Bdga 5 Bogotá Correo electrónico del responsable de tratamiento de datos: contactenos@tibalog.com, teléfonos (571) 390 4470 / (571) 390 44 84

1. Sus datos personales serán sometidos a tratamiento especificado dentro de nuestras bases de datos y se tendrán bajo absoluta reserva y confidencialidad.
2. Usted como titular del dato le asiste el derecho de rectificación y supresión cuando verifique que sus datos personales no corresponden al principio de veracidad.
3. La persona responsable de atender sus peticiones consultas y reclamos es el Coordinador Administrativo de TIBALOG, para lo cual Usted como titular del dato puede ejercer sus derechos a conocer, rectificar, suprimir, o revocar la autorización.
4. En nuestra página web www.TIBALOG.com encuentra usted como titular la información que puede seguir para ejercer los derechos que le asistan.
5. TIBALOG SAS., ha puesto en vigencia La Política de Tratamiento de Datos a partir del 01 de noviembre de 2016 y se renovará de acuerdo a las estipulaciones legales.
6. En el ámbito de aplicación, los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado de forma presencial, virtual y no presencial, de la vinculación a cualquier servicio y/o producto de TIBALOG SAS., que es el responsable directo del tratamiento de los datos personales; sin embargo se reserva el derecho a delegar en un tercero el encargo de estos y es de obligatorio cumplimiento del tercero la implementación de los lineamientos y/o procedimientos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, Coordinadora Administrativa al correo electrónico: contactenos@tibalog.com (571) 390 4470 / (571) 390 44 84
7. TIBALOG SAS, aplica el siguiente marco legal: Constitución Política Artículo 15, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 del 2012, Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.
8. El Aviso de Privacidad es el consentimiento informado puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales.
9. A través de este documento se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
10. Los términos y definiciones empleados en las presentes políticas están de acuerdo a las establecidas en la normatividad antes referida. Para los casos de información pública reservada se aplica el art.18 de la Ley 1712 de 2014 y para información pública reservada se aplica el art. 19 de la Ley 1712 de 2014.
11. El tratamiento de los datos personales forma parte integral de esta política y se activa con la autorización del consentimiento donde el titular autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos a cargo de TIBALOG SAS., pudiendo en cualquier momento el titular solicitar la revocatoria, actualización y/o supresión del mismo.
12. TIBALOG SAS., tiene el deber de efectuar un tratamiento integral de los datos según lo establecido, así mismo los encargados de esto tienen el deber de manejar la información bajo los lineamientos establecidos por la empresa para tal fin.
13. La Empresa, cuenta con diferentes momentos en donde puede requerir la autorización del titular.
    1. Autorización del Tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes.
    2. Autorización de Tratamiento de Datos para Clientes y Proveedores (Comerciales).
    3. Autorización de Tratamiento de Datos para Empleados y Contratistas
14. El titular de la información tendrá derecho a Conocer, Actualizar, Rectificar y Revocar sus datos en cualquier momento, como también a acceder a su información y/o solicitar la prueba de autorización otorgada, de manera gratuita, ágil y eficaz. Si durante el manejo de la información, el titular no se encuentra conforme con esto, podrá presentar ante la Superintendencia, todas aquellas quejas por infracciones según lo dispuesto en la Ley1581 del 2012 o Ley 1712 del 2014 y demás normas que la modifiquen, adicionen y/o complementen.
    1. Los derechos de los titulares, mientras acrediten su identidad podrán ser ejercidos por:
       1. El titular.
       2. Por sus causahabientes.
       3. Representante y/o apoderado del titular
       4. Por las entidades públicas y/o administrativas, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
       5. Por estipulación de otro o para otro.
15. Son deberes de titulares de la información de datos personales los siguientes:
    1. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    2. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    3. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
    4. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
    5. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    6. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
    7. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    8. Solicitar al encargado información sobre el uso dado a sus datos.
    9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
16. Son deberes de TIBALOG SAS., el adecuado tratamiento de la información de sus Empleados, Clientes y Proveedores, bajo las siguientes cláusulas:
    1. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
    2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
    4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento.
    5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados por la ley.
    6. Registrar en las bases de datos el guion “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política o la ley.
    7. Insertar en la base de datos el guion “información en discusión judicial”, una vez notificado por parte de la autoridad competente.
    8. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular y/o facultadas por la ley para dicho efecto.
    10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los titulares.
    11. Cumplir con las instrucciones y los requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
17. Las consultas, quejas y reclamos se hacen a través de los canales dispuestos por la Defensoría del Cliente en las oficinas de la empresa o en la página Web Estos requerimientos deberán ser resueltos durante los días según lo estipulado por la ley, abajo relacionado:

1.- Consulta de información:

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos cuyo tratamiento se encuentre a cargo de TIBALOG SAS., y que no tenga excepción alguna.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles prorrogables máximo por cinco (5) días hábiles más, los cuales son contados a partir de la fecha de su recibido, para poder realizar dicha prorroga se expresarán los motivos de la demora y se señalará la nueva fecha en la cual se atenderá la consulta.

Así mismo podrá elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través del correo electrónico: administración@huellalogistica.com o ingresando a nuestro sitio web: www.huellalogistica.com

2.- Reclamos:

Cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando se advierta del presunto incumplimiento de los deberes.

Si el reclamo resulta incompleto, el titular tendrá 5 días hábiles, para subsanar las fallas.

En el evento en que haga falta información, si pasados dos meses de presentado el requerimiento, no se ha presentado la información requerida se entenderá como desistido.

En caso en que la persona la cual recibe dicho reclamo no sea la competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles, e informará al interesado.

Cuando el reclamo se encuentre completo, se incluirá en la base de datos, “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo en un término no mayor a dos días hábiles.

Dicho guion deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles, a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, cuando no fuera posible atenderlo dentro de este término se le informará al interesado los motivos de la demora y se le dará la nueva fecha, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular podrá generar reclamo mediante solicitud escrita o electrónica, con la descripción de los hechos, dirección, teléfono y lugar de contacto acompañado de los documentos necesarios.

1. TIBALOG SAS., se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas de tratamiento de datos personales ajustadas en todo momento a la normatividad legal vigente.
2. Cualquier cambio establecido, será publicado y anunciado en nuestra página web.
3. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.